Заказ покупателя — поиск, поля, статусы и фильтры обмена
Страница Документы → Заказ покупателя решает, как сделка Битрикс24 превращается в заказ покупателя МойСклад и как изменения заказа возвращаются в сделку. Пример из жизни: менеджер ведёт сделку «Поставка кофемашин» — в МойСклад появляется заказ покупателя с тем же клиентом и суммой; кладовщик переводит заказ в статус «Отгружен» — сделка сама переезжает на нужную стадию.
Страница разбита на вкладки: Общие настройки, Поиск документа, Поля документа, Статусы, Фильтры. Как устроены вкладки, режимы отображения и сохранение, описано в разделе Как устроены настройки; общие правила таблиц соответствий — в разделе Сопоставление полей.
Перед каждым обменом модуль проверяет готовность настроек. Заказ не обменивается, пока:
- включён переключатель Включить обмен для документа;
- выбрано поле в настройке Привязка типа документа МойСклад к сделке Битрикс24;
- в Поля для поиска документа есть хотя бы одна строка, и хотя бы у одной включено Сохранять соответствия.
Если чего-то не хватает, задача в очереди завершается без обмена, а причина пишется в Логи. Остальные настройки — по желанию.
Общие настройки
| Настройка | Что делает | По умолчанию | Когда менять |
|---|---|---|---|
| Включить обмен для документа | Главный выключатель обмена сделок с заказами покупателя. Выключен — сделки не уходят в МойСклад и изменения заказов не приходят обратно. | Выключено | Включите, когда настроите поиск документа. Выключайте на время перенастройки, чтобы недоделанные настройки не породили лишних заказов. |
| Тип клиента по умолчанию (Контакт / Компания) | У заказа МойСклад ровно один контрагент. Если в сделке заполнены и контакт, и компания, клиентом станет выбранная здесь сущность, вторая в заказ не попадёт. Если заполнено что-то одно — берётся оно, независимо от выбора. | Компания | Продаёте частным лицам и компанию в сделке указываете «для справки» — выберите Контакт. |
| Обмен ответственных | Направление обмена ответственным сделки и владельцем заказа. Сотрудники сопоставляются в Справочниках. | Не обменивать | Включите, если менеджер в CRM и ответственный в МойСклад должны совпадать. |
| Обмен валюты | Направление обмена валютой сделки и заказа. Пары валют — в Справочниках. | Не обменивать | Нужно, если вы продаёте не только в рублях. |
| Обмен корзиной (товары документа) | Направление обмена товарными строками сделки и позициями заказа. Как ищутся и создаются товары — в разделе Корзина. | Не обменивать | Включите, если заказ в МойСклад должен приходить с товарами, а не только с суммой. |
Варианты направления у трёх последних настроек одинаковые: Не обменивать, В обе стороны, Только в МойСклад, Только в Битрикс24.
Пример. Отдел продаж работает с юрлицами, но в каждой сделке указан и контактный человек. Оставьте Тип клиента по умолчанию = Компания — заказ уйдёт на организацию-покупателя, а контакт останется только в CRM. Как модуль ищет и создаёт самого контрагента, настраивается в разделе Контрагенты.
Поиск документа
Первое, что делает модуль при любом обмене, — ищет, есть ли у сделки уже пара в МойСклад. Нашёл — обновляет её, не нашёл — создаёт новую. От настроек этой вкладки зависит, не появятся ли дубли заказов.
Привязка типа документа МойСклад к сделке Битрикс24
В МойСклад продажа и закупка — разные документы, а в Битрикс24 и то и другое ведётся сделкой. Поэтому в сделке нужно поле-список, по которому модуль понимает, чем является конкретная сделка: заказом покупателя или заказом поставщику.
В таблице две колонки: Поле сделки Битрикс24 (поле типа «Список») и Значение для типа сделки — значение списка, которое означает «Заказ покупателя».
Проще всего настроить поле кнопкой Управление полем. Помощник проходит три шага:
- Поле в Битрикс24 — создаёт в сделках поле-список «Тип документа МойСклад» или показывает уже созданное (рядом кнопка Удалить поле).
- Значения списка — заводит в списке значения «Заказ покупателя» и «Заказ поставщику»; кнопка Синхронизировать снова досоздаёт недостающие.
- Значение для типа — кнопка Подставить «Заказ покупателя» заполняет таблицу настройки.
Как модуль поступает со сделками:
- значение поля «Заказ покупателя» — сделка обменивается заказом покупателя;
- значение «Заказ поставщику» — сделка уходит в заказ поставщику;
- поле пустое или в нём другое значение — сделка тоже уходит заказом покупателя, а в лог пишется предупреждение;
- при загрузке заказа из МойСклад модуль сам проставляет значение поля в сделке.
| По умолчанию | Не задано |
| Когда менять | Настройте сразу: без выбранного поля обмен заказов не запустится. |
Подсказка в интерфейсе говорит, что без этой настройки модуль работает с заказами покупателя. На деле проверка готовности не пускает обмен, пока поле не выбрано. Пустое значение в отдельной сделке допустимо, а невыбранное поле — нет.
Сделайте поле обязательным в настройках CRM: тогда менеджер выберет тип документа уже при создании сделки и ошибиться будет нельзя.
Учёт типа документа при поиске
Решает, проверять ли тип документа, когда модуль ищет существующую сделку для заказа из МойСклад.
| Вариант | Как ищет | Когда выбирать |
|---|---|---|
| С учётом типа | Ищет только среди сделок, у которых в поле типа стоит «Заказ покупателя». | Настройка обмена с нуля. Вариант по умолчанию. |
| Без учёта типа | Ищет только по полям поиска, на тип не смотрит. | Обмен уже работал раньше, а в старых сделках поле типа не заполнено. |
| Гибридный поиск | Сначала ищет с учётом типа; не нашёл — повторяет без учёта. Найденной сделке модуль проставляет тип, и дальше она находится с первой попытки. | Переход со старой схемы: старые сделки постепенно получат тип, новые сразу ищутся строго. |
Пример. Модуль подключают к порталу, где сделки и заказы уже связаны прежним способом, но поля «Тип документа МойСклад» в старых сделках нет. С вариантом С учётом типа модуль не узнает старые сделки и создаст дубли. Выберите Гибридный поиск — старые сделки найдутся и заодно получат тип.
Поля для поиска документа
Пары «поле сделки ↔ поле заказа», по которым модуль сопоставляет записи. Колонки таблицы: Поле сделки Битрикс24, Поле заказа МойСклад и переключатель Сохранять соответствия. Строк — до пяти.
Для поиска доступны не все поля:
- в сделке — ID, Идентификатор элемента во внешнем источнике и строковые пользовательские поля;
- в заказе МойСклад — UUID, Код, Внешний код и Наименование.
Сохранять соответствия — самая важная галочка на странице. Когда модуль создаёт заказ по сделке (или сделку по заказу), он записывает значение поля поиска во вторую запись. В следующий раз пара найдётся сразу, и дубль не появится. Поэтому проверка готовности требует, чтобы хотя бы у одной строки галочка была включена.
Если строк несколько, модуль проверяет их сверху вниз и останавливается на первом совпадении. Порядок меняется перетаскиванием за значок слева. Наверх ставьте самое надёжное поле.
Типовая связка: Идентификатор элемента во внешнем источнике ↔ UUID с включённым Сохранять соответствия. При создании заказа модуль запишет его UUID в сделку, а при импорте сделки из заказа — тоже.
Рядом с таблицей две кнопки:
-
Управление полем для поиска — помощник в два шага. Поле в Битрикс24 создаёт в сделках строковое поле «Идентификатор МС» (кнопка Создать поле). Включить в поиск добавляет строку «Идентификатор МС ↔ UUID» с включённым сохранением соответствий. Удобно, если стандартное поле внешнего источника у вас уже занято другой интеграцией.
-
Проверить поиск — прогоняет поиск на настоящих заказах МойСклад и показывает, найдёт ли модуль для них сделки. Укажите в поле Сущностей, сколько последних заказов проверить, и нажмите Проверить поиск. Сверху — сводка «как модуль сопоставляет»: тип документа, режим учёта типа, поле типа и поля поиска. Ниже — таблица: название заказа, по какому полю совпало, ID сделки и результат (Найден, Не найден или Нет данных). Кнопка у строки раскрывает подробности каждой попытки. Проверка ничего не меняет ни в CRM, ни в МойСклад. Перед проверкой сохраните настройки — она работает с сохранённым вариантом.
| По умолчанию | Пусто |
| Когда менять | При первой настройке. Когда меняете схему связи. После импорта старых данных — затем прогоните Проверить поиск. |
Подробнее о том, как модуль подбирает пары и защищается от дублей, — в разделе Как модуль находит пару.
Поля документа
На этой вкладке три таблицы: что переносить между сделкой и заказом и что подставлять, когда переносить нечего. Устройство таблиц, направления обмена и правила преобразования значений одинаковы для всех документов — они описаны в разделе Сопоставление полей. Здесь — только то, что относится к заказу покупателя.
Соответствия полей документа
Пары Поле сделки Битрикс24 ↔ Поле заказа МойСклад с колонкой Направление обмена (В обе стороны, Только в МойСклад, Только в Битрикс24; по умолчанию — В обе стороны). Порядок строк меняется перетаскиванием.
Типичные пары для заказа покупателя:
| Сделка | Заказ МойСклад | Направление |
|---|---|---|
| Название | Наименование | В обе стороны |
| Комментарий | Комментарий | В обе стороны |
| Дата окончания | Планируемая дата отгрузки | В обе стороны |
| Пользовательское поле «Город доставки» | [Адрес доставки] Город | В обе стороны |
| Пользовательское поле «Оплачено в МС» | Сумма оплат по заказу | Только в Битрикс24 |
В списке полей заказа есть и дополнительные поля, которые вы завели в МойСклад.
Контрагента и статус в этой таблице сопоставлять не нужно. Контрагента подбирает обмен контрагентами (по Типу клиента по умолчанию), статусы настраиваются на вкладке Статусы. Если вы всё же сопоставили поле сделки Стадия сделки и из МойСклад в нём приходит идентификатор стадии другой воронки, модуль переносит сделку в воронку этой стадии.
Сумма оплат, отгрузок и резерва считается в МойСклад. Такие поля везите только в сделку: обратная запись в них бессмысленна.
Поля по умолчанию для документа МойСклад
Значения, которые модуль подставляет в заказ без пары в сделке. Колонки: Поле заказа МойСклад, Значение поля, При создании, При обновлении (по умолчанию включено только При создании).
Значение по умолчанию ставится, только если поле не заполнила другая настройка, например соответствие полей. Подробно — в разделе Поля по умолчанию.
Пример. Все заказы оформляются от одной организации и со склада «Основной склад». Добавьте строки «Организация = ваше юрлицо» и «Склад = Основной склад» с отметкой При создании. Тогда менеджеру не нужно заводить в сделке поля, которых в CRM нет.
В МойСклад заказ не создаётся без организации. Если в сделке нет поля с организацией, задайте её здесь.
Поля по умолчанию для сделки Битрикс24
То же для сделки, которая создаётся или обновляется из заказа МойСклад. Колонки: Поле сделки Битрикс24, Значение поля, При создании, При обновлении.
Пример. Сделки, пришедшие из МойСклад, должны получать источник «Магазин». Добавьте строку «Источник = Магазин» с отметкой При создании — так эти сделки легко отфильтровать в CRM.
| По умолчанию (все три таблицы) | Пусто |
| Когда менять | Когда в сделке появилось новое поле, которое должно попадать в заказ. Когда в МойСклад есть обязательные для вас поля, которых нет в CRM. |
Статусы
Стадия сделки и статус заказа — разные вещи, и автоматически по названию модуль их не сопоставляет. Вы задаёте пары сами.
Соответствия статусов документов — таблица Стадия сделки Битрикс24 ↔ Статус документа МойСклад с колонкой Направление обмена (по умолчанию В обе стороны). В списке стадий сделки указана воронка («Общая воронка: Новая»), поэтому можно сопоставить стадии разных воронок.
Как это работает:
- менеджер переводит сделку на стадию «Подготовка документов» — заказ в МойСклад получает статус «Подтверждён»;
- кладовщик ставит заказу статус «Отгружен» — сделка переходит на сопоставленную стадию.
Пример настройки направлений:
| Стадия сделки | Статус заказа | Направление | Зачем так |
|---|---|---|---|
| Новая | Новый | В обе стороны | Начало работы видно в обеих системах. |
| Подготовка документов | Подтверждён | Только в МойСклад | Подтверждает менеджер, склад этот статус не ставит. |
| В работе | Собран | В обе стороны | |
| Финальный счёт | Отгружен | В обе стороны | |
| Сделка успешна | Доставлен | В обе стороны | |
| Анализ причины провала | Возврат | Только в Битрикс24 | Возврат оформляет склад; обратное движение из CRM не нужно. |
| Сделка провалена | Отменён | Только в Битрикс24 |
Одностороннее направление ставьте осознанно, только там, где одна из систем — единственный «хозяин» статуса. По умолчанию держите В обе стороны, чтобы данные не расходились.
| По умолчанию | Пусто — статусы не обмениваются |
| Когда менять | При запуске обмена. Когда в воронке или в МойСклад появился новый статус. |
Один статус МойСклад можно связать со стадиями разных воронок. При загрузке из МойСклад модуль сначала берёт строку со стадией текущей воронки сделки (если в этом же обмене воронку задаёт соответствие полей — то этой воронки). Если такой строки нет или сделка создаётся без воронки, модуль возьмёт первую подходящую строку таблицы, и сделка переедет в воронку её стадии. Чтобы этого не случилось, заводите на общий статус по строке для каждой воронки.
Готовый рецепт — в примере Статусы в обе стороны.
Фильтры
Фильтры решают, какие документы вообще участвуют в обмене. Зачем они нужны в жизни:
- в МойСклад тысячи старых заказов, а интеграция нужна только для новых — фильтр по дате;
- заказы одной организации или одного склада ведёт другой отдел — фильтр по организации;
- в МойСклад не должны уходить сделки на ранних стадиях или проигранные — фильтр по стадии.
| Настройка | Что делает | По умолчанию |
|---|---|---|
| Фильтрация документов из МойСклад | Условия для заказов, которые приходят из МойСклад в Битрикс24. Заказ, не прошедший фильтр, в CRM не попадает. Колонки: Поле заказа МойСклад, Условие, Значение поля. | Пусто — проходят все |
| Фильтрация документов из Битрикс24 | Условия для сделок, которые уходят из Битрикс24 в МойСклад. Колонки: Поле сделки Битрикс24, Условие, Значение поля. | Пусто — проходят все |
Условия: Равно, Не равно, Больше, Меньше, Больше или равно, Меньше или равно, Содержит, Не содержит. Набор условий зависит от типа поля. Если строк несколько, документ должен подойти под все сразу.
Пример. В МойСклад фильтр «Организация Равно ваше юрлицо» — в CRM приходят заказы только этой организации. В Битрикс24 фильтр «Стадия Не равно Сделка провалена» — проигранные сделки в склад не уходят.
Фильтр отсекает документ молча — для пользователя это выглядит как «заказ не выгрузился». Если сделка «не уходит», сначала проверьте фильтры.
Что дальше
- Контрагенты — как модуль находит и создаёт клиента заказа.
- Корзина — товары заказа.
- Оплаты — обмен оплатами сделки с входящими платежами по этому заказу.
- Заказ поставщику — то же для закупок.
- Рецепт Сделки → заказы покупателя с товарами.